公文線上檔號查詢系統

 

    公文線上檔號查詢系統網址:http://140.112.160.125/classfy/case/gensearch-request.aspx 

一、工作小組成員:

    葉明源、鄧永清、呂芳留、史娟娟

 

二、專案簡介:

          (一) 依據檔案法之相關規定,公文檔號應由案件承辦人填寫。

             (二) 本校業依法重編檔案分類表並送審通過,將於96年起推廣由承辦人填寫檔號事宜。

             (三) 為便於查詢檔號及檔管人員編修檔案分類表,應建立線上檔號(檔案分類號) 查詢、編修系統。

 

三、專案目標:

(一) 提供檔管人員專區,可查詢、新增、編修檔案分類表。

(二) 開放檔案分類表供案件承辦人查詢檔案分類號。

(三) 整合新舊分類表使不同年份的檔案可對應到不同的分類號。

 

四、專案內容:

(一) 使用者介面

1. 檔管人員專區檔管人員可隨時查詢、新增、編修檔案分類表及列印【案卷目次表】等等。

2. 案件承辦人專區:可查詢最新的檔案分類號

(二) 系統整合項目

1. 整合新舊分類表使不同年份的檔案可對應到不同的分類號。

2. 新分類表內含以下5大子表須互相關聯、整合:

(1)  機關共通性檔案保存年限基準表。

(2)  類別表。

(3) 綱別表。

(4)  目別表。

(5)  案次表。 

(三)  應用宣導

      對公文案件承辦人推廣宣導教育自填檔案分類號。 

      

五、預期效益:

(一)  檔號管理正常化:各業務承辦單位及檔管人員經由共通介面,迅速掌握檔號資料並加以更新。

(二)  檔號標示明確化:公文歸檔路徑清楚,大幅提昇檔管人員後續歸檔、編修、調檔服務等之作業效能。

(三)  檔號分類網路化:全校公文承辦人可方便快速檢索查詢檔號並加註於公文,利於業務推動。

(四)  檔號宣導無紙化:以資料庫方式取代傳統檔號分類簿冊,兼顧環保及效率。

 

六、進度說明:

(一)  本專案執行進度甘特圖詳如附件1。

(二)  本校業依法重編檔案分類表並送檔案局審核通過

(三)  使用介面設計部份:檔管人員專區業已規劃完成,公文案件承辦人專區尚待規劃。

(四)  資料庫設計與建置部份:

     1、 5大子表架構完成50%。

     2、 5大子表架構全部完成後,檔管人員即可輸入資料。

 3、 整合新舊分類表使不同年份的檔案可對應到不同的分類號部份尚待規劃、設計。

(五)  系統結構與程式設計部份:程式設計已完成40 %。

(六)  系統整合部份:

                          整合新舊分類表使不同年份的檔案可對應到不同的分類號部份尚待規劃、設計。

            (七)  應用宣導部份:

                          待5大子表之資料輸入完畢並上網公告後,再行推廣宣導。

 

七、未來展望:

              提供案件承辦人員更便捷之服務、增進檔案管理效能並符合檔案法等相關法令之規範是本專案的最主要目的。

              專案完成後,預期可使上述目標更向前邁進一大步。

 
           
 
 

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