公文稽催系統

 

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一、工作小組成員:

陳麗如秘書、嚴曼萍、呂富美(以上為秘書室)

葉明源代理組長、史娟娟股長、吳志宏(以上為文書組)

傅潔瑩程式設計師(計中)

 

二、專案簡介:

本校傳統公文稽催方式採例行固定報表通知,個案稽催時間內容較不明確,稽催對象僅為校收文類,不含創簽稿、會辦案件,故長久以來不易達成稽催目的,須靠人為電話逐案跟催,因無法產生明確時效資料,藉以說服時效耽誤者,又造成稽催人員與被稽催者之心理壓力及衝突,此一作法顯然影響行政效率及公文品質,應儘速建置一個妥善的稽催資訊系統加以改善。

 

三、專案目標:

公文稽催系統希望呈現每一件公文完整明確的生命週期,除了被動提供多樣條件查詢使能清楚掌握公文狀態之外,主要在設計一個能夠主動判斷及提醒「哪些公文慢下來了?」「哪些單位的公文有異常現象?」的界面,經由人為主動或系統自動偵測結果進行單一或批次稽催,善意提醒忙碌的承辦人,同時也提供各單位主管「公文稽催成果管制統計表」與「績效統計分析表」等資料,供內部管理改善之參考。

 

四、專案內容:

稽催查詢功能:

一、承辦人

(一)、可依公文追蹤碼、收發文號、承辦人、承辦一二級單位、承辦日期或逾期天數等查詢。

(二)、上述篩選條件與時間條件結合,將結果以稽催報表方式列印出來。系統畫面有:

1. 案件明細表:顯示所有辦理公文稽催資料。

2. 項目名稱:公文主旨之內容。

3. 列印區間:列印之時間範圍。

4. 列印:將報表由設定好之印表機列印出來。

5. 取消::取消列印動作,但可由下拉式選單重新選擇列印功能。

6. 承辦單位:顯示承辦單位名稱。

7. 列印時間:此報表之列印時間。

二、 主管或審核單位

(一)、依公文追蹤碼、收發文號、承辦人、承辦一二級單位、承辦日期或逾期天數等查詢。

(二)、上述篩選條件與時間條件結合,將結果以稽催報表方式列印出來。 

稽催功能:

一、手動稽催:針對稽催查詢的結果,可分別進行

(一)、函給承辦人。

(二)、批次稽催:查詢結果中可多件勾選,系統將通時寄發電子稽催函給所有勾選案件之承辦人。

二、電子稽催函格式可由審核人員或承辦人自訂。

三、自動稽催速別設定(暫定最小單位為半天,若有需要追朔至小時,皆可研議)

(一)、自動稽催最小單位為半天。

(二)、 完成天數設定n

(三)、  n-m天進行第一次稽催。

(四)、  n+p天進行第二次稽催。

(五)、  n+p+1天後,每一天稽催一次。 

統計報表功能:

1. 稽催查詢結果報表。

2.  公文稽催成果管制統計表。

3.  公文績效統計分析(含各單位月報表、週報表…等)

 

五、預期效益:

1.明確掌握每一案件從創稿至歸檔狀態,有助釐清公文時效責任。

2. 針對單一案件提供不同強度之稽催功能,避免案件人為疏忽之遲延。

3. 針對同一單位所有案件提供具管理價值之統計資料,方便主管具體掌握各承辦人辦文時效及單位整體辦文績效。

4. 整合其他公文子系統,期能達成快速製作公文、方便追蹤落點、機動跟催提醒、歸檔容易調閱..之綜合效益。

 

 
           
 
 

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