【資產.古物.我們的歷史】No28 歷史公文的窗口~收發文歸檔簿
本校檔案館典藏民國34年至今完整的紙質檔案稿件,在數百萬件浩瀚公文中,如何有效率的方式搜尋其內文摘要,「收發文歸檔簿」便成為公文檔案最重要的探視窗口,民國90年公文製作施行電腦化之後,往後收發文簿也同步電子化,這批紙本的「歸檔簿」檔案,已成為檔案館另一項永久典藏的珍寶。
翻開發文歸檔簿第壹冊可以發現,內文皆以工整的毛筆小楷字體,依發文年月日、發往機關、文別、件數、案由、發文字號等格式,詳細正楷書寫。每一冊皆以中式裝訂方式,依年度分冊編排,簿冊累計長度約25公尺。
依發文簿登載,臺灣光復後(民國34年)本校共發出8件公函,第1件係12月5日,以總字第一號發至基隆市政府,函准日籍當山道三教授兼作基隆市政府建設研究室諮詢員。總字第二號為12月25日,發往省公署秘書處,為院會已決議臺北帝國大學改為臺灣大學。
在帝大轉變為臺大初期,從歸檔簿公文案由登錄裡看出,當時人事繼續聘用日籍教師與技術人員多且頻繁,同時也有德籍等教員留用情形。在經費上還曾出現中央政府未即時核撥,以速件發函請當時仍在大陸的教育部,儘速電請臺省公署每月墊發。以上公文檔案讀來讓人頓時有時光回溯的感受,深覺掉入光復初期人力物資匱乏的景況。
據現有的資料及資深檔管同仁回憶,收發文歸檔簿之繕寫方式,與公文書寫方式演變幾乎同步,一路從最早的毛筆到各式硬筆書寫,到了民國90年,這本手寫了近半世紀的簿冊,終究要面臨電腦化這關,從此走入歷史。檔案館為了讓這樣寶貴深遠的臺大歷史記憶得以留存,特別將本件藏品另製成大號展示模型,於水源校區檔案館一樓「公文的故事」特展中一併展出,竭誠歡迎校內外各界前來參觀與指教。