聯合服務中心信箱

※水工所簡振和先生提：

總務處文書組自年前架設本校「網路公文公告系統」，並開放公文公告訂閱服務以來，目前該系統之公告，大概只限為校外法規、法令之轉、頒發來函之類的公文（影印掃瞄檔），對於本校（校內）及各單位所發佈之公告，卻全數付之闕如。與該系統宣稱：「初步規劃擬上網公告之公文計三類：（一）本校各單位所發佈之公告。（二）法規、法令之轉、頒發。（三）對校外來函，以影印分送各單位週知之公文。」不盡相符。如此，該系統不僅未能如預期「取代現有以傳送紙張送文所造成的人力及紙張之浪費」，訂閱者倘誤信以上所言，反而可能損及個人權益（讓原預期的美意大打折扣，令人遺憾）。故在此有兩項建議：

一、盼請能將上述規劃上網公告之三類公文全數納入;所寄發之電子郵件（或公告系統）除了主旨外，最好能再增加發文單位一欄，以提供閱覽著讀取篩選。二、有諸多公文（包括本校各單位所發佈之全部公告）之傳送，可能都已有電子檔案（word或其他text格式檔），可考慮直接以電子檔存放提供參閱，而不必再浪費時間將之重新掃瞄成圖檔(gif檔)而浪費貯存空間(後者因掃瞄之技術限制，較不清晰)。盼請參考。

※總務處文書組答覆：

一、關於所提「…對本校（校內）及各單位所發佈之公告，卻全數付之闕如，與該系統宣稱…不盡相符…未能如預期『取代現有以傳統紙張送文所造成的人力、紙張浪費…』」乙節：目前上網公告之公文，大部分為校外來文轉知類（如各種法令轉頒、校外人事出缺消息…等），少部分則為校內自行創稿類，統計民國九十年三、四月之實際案件數，兩類分別為112件及12件，後者雖非「付之闕如」，惟數量僅占一成，顯然較少，分析其原因約有下列：

1.案件是否上網基本上係由公文承辦人自行決定（在公文原稿中註明「請文書組上網公告」），目前仍有同仁未加利用本系統或漏未註明上網公告字樣，因而沿襲傳統作法。2.需另行創稿之公告，大抵均為重要性較高之案件，部分承辦人認為採傳統牆面公告（或傳閱）較上網供瀏覽更為慎重。3.部分涉及個人隱私或具特殊性質之案件，如記過懲戒、退學名單之公告等，因網路無遠弗屆，影響層面較廣，是否一律上網公告，仍有不同意見。

本系統使用以來，已為學校節省可觀之紙張數量及傳送人力，經統計本年度1-4月份採公告上網案件為去年同期二倍，顯見同仁已逐漸熟悉並利用，本組將持續加強宣導、改善，除不宜上網公告案件外，希於短期內達成校內公告無紙化及集中化之成效。

二、關於所提「兩項建議：一、三類公文全數納入…增加發文單位一欄…二、…考慮直接以電子檔存放提供參閱，而不必掃描成圖檔…」乙節：

1.三類公文實已全數納入，係因目前尚未強制取消傳統紙張公告，承辦人如未依上述指明「上網公告」者，本組未便代為上網公告。2.為方便公告訂閱者篩選閱讀，增設發文單位確為一有效方法，將商請技術人員研究（在E_mail收信時）加此欄位。3.目前大多數校內公文附件，及校外來文及附件，均無電子檔，故以掃瞄之影像檔上網。對於可取得電子檔之文件，今後將採行建議提供電子檔上網，以方便讀者。

公文電子化為一需長期努力之目標，感謝　台端關心校務，惠賜卓見，今後仍請隨時建議指正。

（九十年五月十一日回復提案人）